С 1 сентября 2026 года завершается переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) и электронные трудовые книжки (ЭТК). Бумажные трудовые книжки окончательно уходят в прошлое, а для большинства работодателей КЭДО становится обязательным. Кадровикам больше нельзя откладывать перемены: тем, кто не успеет перестроиться, грозят предписания ГИТ и штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому изменения КЭДО 2026 необходимо учесть как можно скорее.
Разберём, какие именно изменения вступают в силу с осени 2026 года, кого они касаются в первую очередь и что необходимо сделать уже сейчас, чтобы избежать санкций и не потерять управляемость кадровыми процессами.
окончательный переход на КЭДО и прекращение выдачи бумажных трудовых книжек
максимальный штраф для должностных лиц за нарушение порядка ведения трудовых книжек
работников — порог численности, при котором КЭДО становится обязательным с 2026 года
Что меняется в электронных трудовых книжках с 2026 года
Электронные трудовые книжки (ЭТК) были введены ещё в 2020 году, но до сентября 2026 года у работников сохранялась возможность выбора: оставить бумажную трудовую или перейти на цифровую. Теперь этот выбор полностью закрывается.
- Прекращается выдача бумажных трудовых книжек. Работодатели больше не вправе оформлять новые бумажные трудовые при приёме на работу. Все сведения о трудовой деятельности передаются только в электронном виде в Социальный фонд России (СФР).
- Действующие бумажные трудовые книжки остаются у работников. Их не нужно изымать, но записи в них больше не вносятся. Для подтверждения стажа используются данные персонифицированного учёта.
- Унифицируются формы сведений. Утверждается единый формат электронного документа о трудовой деятельности, который работодатель обязан передавать в СФР и предоставлять работнику по запросу.
- Ужесточается ответственность за несвоевременную передачу данных. За непредставление сведений в срок или с ошибками предусмотрены штрафы как за нарушение трудового законодательства.
КЭДО становится обязательным
До 2026 года переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) был добровольным. Работодатели могли использовать его при наличии согласия работников и соответствующей информационной системы. Теперь ситуация меняется.
С 1 сентября 2026 года КЭДО обязателен для организаций со среднесписочной численностью более 10 человек. Это означает, что все основные кадровые документы должны создаваться, подписываться и храниться в электронном виде, поэтому важно учесть изменения КЭДО 2026.
Перечень документов, обязательных для перевода в цифровой формат, включает:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- приказы о приёме, переводе, увольнении;
- заявления работников;
- графики отпусков;
- уведомления и ознакомления;
- иные документы, определённые локальными актами работодателя.
| Численность работников | Изменения КЭДО 2026 и кто обязан их учесть | Комментарий |
|---|---|---|
| Менее 10 человек | Не обязателен, но возможен добровольно | Работодатель вправе продолжать вести бумажный документооборот |
| От 10 до 100 человек | Обязателен в части электронных трудовых книжек и основных приказов | Допускается поэтапный переход, но до сентября 2026 года должны быть готовы основные процессы |
| Более 100 человек | Полный переход на КЭДО | Все кадровые документы ведутся исключительно в электронном виде |
Полезные материалы по теме
Еще больше можете прочитать в нашей рубрике «Безопасность и охрана труда«:
- Обучение первой помощи в 2026 году: новые требования с 1 сентября
- Новые санитарные правила условий труда с 1 сентября 2026 года: что изменится для работодателей
- Изменения в постановлении 2464 с 31 августа 2026 года: что поменялось в обучении по охране труда
- Периодичность обучения по программе В в 2026 году
- Изменения в обучении по охране труда с 31 августа 2026
Что срочно сделать кадровикам
До сентября 2026 года осталось немного времени, поэтому действовать нужно уже сейчас.
- Выбрать оператора электронного документооборота. Убедитесь, что система поддерживает требования законодательства и интеграцию с СФР.
- Внести изменения в локальные нормативные акты. Утвердите положение о КЭДО, порядок использования электронных подписей, инструкции для сотрудников.
- Получить согласия работников. Если ранее они не были подписаны (для добровольного КЭДО), теперь в обязательном порядке необходимо оформить письменные согласия на взаимодействие в электронной форме.
- Обеспечить работников электронными подписями. Каждый сотрудник должен иметь возможность подписывать документы. Для этого используются усиленные квалифицированные или неквалифицированные подписи, выпущенные удостоверяющим центром.
- Обучить персонал. Провести инструктаж для кадровых работников и сотрудников о порядке работы в системе КЭДО.
- Настроить интеграцию с СФР. Проверить, что передача сведений о трудовой деятельности происходит автоматически и без ошибок.
- Провести тестовый запуск. Прежде чем полностью отказаться от бумаги, отработайте процедуры на пилотной группе сотрудников.
Ответственность за нарушение правил ЭТК и КЭДО
Несоблюдение новых требований влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) и по статье 5.27.1 (нарушение требований охраны труда, если это связано с допуском к работе без оформления).
| Нарушение | Штраф для должностных лиц | Штраф для юридических лиц |
|---|---|---|
| Невыдача или неправильное оформление электронной трудовой книжки (ч. 1 ст. 5.27) | 1 000 – 5 000 ₽ | 30 000 – 50 000 ₽ |
| Непредставление в СФР сведений о трудовой деятельности или нарушение сроков (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП) | 300 – 500 ₽ за каждого работника | — |
| Повторное нарушение порядка ведения КЭДО (ч. 2 ст. 5.27) | 10 000 – 20 000 ₽ или дисквалификация до 3 лет | 50 000 – 70 000 ₽ |
| Нарушение правил хранения электронных документов, повлёкшее их утрату | от 5 000 ₽ | от 50 000 ₽ |
Где пройти обучение по изменениям КЭДО 2026
Новые требования требуют от кадровых специалистов не только знания законодательства, но и практических навыков работы в системах электронного документооборота. Учебный центр ДПО ПРОФ предлагает программы повышения квалификации для кадровиков и специалистов по персоналу, которые помогут быстро адаптироваться к изменениям.
В программу обучения входят:
- обзор нормативной базы: электронные трудовые книжки, КЭДО, взаимодействие с СФР;
- практикум по внедрению КЭДО в организации;
- работа с электронными подписями и юридически значимым документооборотом;
- разбор типичных ошибок и алгоритмы их исправления;
- интеграция с учётными системами (1С:ЗУП, Контур.Персонал и др.).
По окончании выдаётся удостоверение о повышении квалификации установленного образца. Сведения передаются в ФИС ФРДО.
Вывод
С 1 сентября 2026 года работодатели обязаны окончательно перейти на электронные трудовые книжки и кадровый электронный документооборот. Бумажные трудовые книжки больше не ведутся, а все ключевые кадровые документы должны создаваться и подписываться в цифровом виде для организаций с численностью более 10 человек.
Чтобы избежать штрафов и обеспечить непрерывность кадровых процессов, необходимо уже сейчас:
- выбрать и внедрить систему КЭДО;
- пересмотреть локальные акты и получить согласия работников;
- настроить обмен данными с СФР;
- обучить ответственных сотрудников работе по новым правилам.
Не откладывайте подготовку: с осени 2026 года проверки ГИТ будут учитывать именно новые требования, и формальный подход к электронному документообороту станет дорогостоящей ошибкой.
